Cách sử dụng Outlook hiệu quả từ việc lên lịch gửi email đến chữ ký

Faithe Wempen, tác giả cuốn “Outlook for Dummies” cho biết: “Nó có thể được tùy chỉnh để chỉ thực hiện những việc bạn muốn”.

Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật của chuyên gia để giúp bạn xử lý email Outlook của mình tốt hơn. (Lưu ý: Các tùy chọn có thể khác nhau tùy thuộc vào phiên bản Outlook của bạn.)

Đôi khi một cuộc trò chuyện email cụ thể có thể được ưu tiên. Để đảm bảo nó không bị hộp thư đến của bạn nuốt chửng, Outlook cho phép bạn ghim thư để chúng luôn ở trên cùng. Bạn luôn có thể bỏ ghim khi hoàn tất và hộp thư đến của bạn sẽ quay lại liệt kê các email của bạn theo thứ tự thời gian.

Để ghim, hãy chạy con trỏ qua email trong hộp thư đến của bạn và nhấp vào biểu tượng đinh bấm, biểu tượng này sẽ in đậm khi nhấp vào. Để bỏ ghim, chỉ cần nhấp vào nó một lần nữa.

Ryan Day, giám đốc tiếp thị sản phẩm của Outlook cho biết: “Hãy đảm bảo bạn không bị mất email”. “Sử dụng ghim để có lợi cho bạn.”

Không bao giờ bỏ lỡ tin nhắn từ sếp

Có thể có một số người gửi nhất định, chẳng hạn như sếp của bạn, người mà bạn không bao giờ muốn bỏ lỡ một email nào. Trong trường hợp đó, bạn có thể muốn định dạng email sao cho nổi bật.

Người dùng không sử dụng máy Mac và thiết bị di động có thể thay đổi màu phông chữ, kích thước và kiểu email từ những người gửi cụ thể bằng cách đi tới xem, sau đó xem cài đặt và định dạng có điều kiện. Ở đó, bạn có thể thêm quy tắc, đặt tùy chọn hiển thị và sau đó đặt điều kiện. Trong trường hợp này, điều kiện sẽ là bất kỳ email nào từ sếp của bạn.

Xem thêm : Các mẫu iPad Pro có chip M3, màn hình OLED và bàn phím Magic được thiết kế lại sẽ ra mắt vào năm 2024: Mark Gurman

Người dùng trên phiên bản Outlook của Mac có thể đặt quy tắc tương tự cho sếp của họ, nhưng họ không thể tùy chỉnh phông chữ cho những người gửi đến cụ thể. Thay vào đó, hãy sử dụng quy tắc để khiến email từ sếp của bạn tự động hiển thị trong một danh mục cụ thể. Ví dụ: bạn có thể hiển thị tất cả email từ sếp của mình với phân loại màu đỏ bên cạnh.

Outlook cũng đã tạo một lối tắt đến các quy tắc bằng nút có tên Quét, xuất hiện trên thanh menu trong một số phiên bản Outlook. Quét cho phép bạn đặt quy tắc cho loại email bạn hiện đang xem. Ví dụ: các quy tắc cũng có thể giúp bạn sắp xếp email của mình tốt hơn, gửi một số email đến các thư mục cụ thể thay vì làm hộp thư đến của bạn lộn xộn.

Lịch Outlook của bạn có một số tùy chọn tiện lợi bao gồm cài đặt giờ làm việc và cài đặt quyền riêng tư để giúp bạn duy trì quyền kiểm soát những gì người khác có thể thấy về ngày và tình trạng sẵn sàng của bạn.

Trong một số phiên bản Outlook, bạn có thể đặt giờ làm việc và địa điểm bằng cách đi tới lịch, nhấp vào tab tệp, tùy chọn, sau đó lịch và chuyển đổi thời gian làm việc.

Wempen nói: “Nếu ai đó đang xem lịch của bạn để sắp xếp một cuộc họp, bạn sẽ không có mặt ngoài giờ làm việc của mình.

Bạn cũng có thể vô tình để đồng nghiệp thấy rằng bạn có cuộc hẹn tẩy lông ở Brazil vào lúc 3 giờ chiều dựa trên các cài đặt mà bạn có thể đã thay đổi. Để đặt cài đặt quyền riêng tư cho lịch của bạn, hãy chuyển đến tab thư mục, chọn thuộc tính lịch rồi chọn tab quyền. Trên máy Mac, bạn sẽ đi tới lịch của mình, sau đó đến tệp, thư mục và quyền. Điều này cho phép bạn đặt những chi tiết nào bạn cho phép người khác xem.

Theo lời khuyên của Wempen, hãy theo dõi ngày của bạn bằng cách tạo danh sách việc cần làm có thể kiểm tra và gửi lời nhắc.

Để tạo danh sách việc cần làm, hãy tìm Ngày của tôi, danh sách này có thể nằm trong thanh điều hướng hoặc trong menu mở rộng trong lịch của bạn. Ở đó, bạn có thể tạo nhiệm vụ cho chính mình và thậm chí kéo thả email vào danh sách để nhắc nhở bản thân theo dõi. Phiên bản thương mại của Outlook cho phép bạn giao nhiệm vụ cho người khác.

Một số phiên bản nhất định của Outlook cũng cho phép bạn thêm lời nhắc đã lên lịch vào các email được gắn cờ cho bạn hoặc người nhận của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ nhận được thông báo nhắc nhở bạn hoặc người nhận gửi email cụ thể.

Sử dụng câu trả lời viết sẵn

Nếu bạn thấy rằng bạn thường phải sử dụng cùng một phản hồi cho những người gửi khác nhau, hãy tiết kiệm thời gian và viết trước những email đó.

Bạn có thể tạo mẫu trong một số phiên bản Outlook bằng cách mở email mới, viết câu trả lời soạn trước rồi bấm vào tệp, lưu dưới dạng mẫu. Người dùng không sử dụng máy Mac có thể truy cập mẫu bằng cách nhấp vào mục mới, thêm mục, sau đó chọn biểu mẫu. Sau đó, trong phần “look in”, hãy nhấp vào mẫu người dùng và tìm email đã lưu của bạn.

Xem thêm : Những sản phẩm công nghệ bạn không nên mua hoặc tặng quà – ngay cả trong ngày Thứ Sáu Đen

Người dùng Mac có thể nhấp vào tệp, mới, sau đó gửi thư từ mẫu.

Tương tự, bạn cũng có thể tạo chữ ký tùy chỉnh nếu muốn có một số tùy chọn nhanh chóng về cách ký email của mình. Chỉ cần mở một email mới và nhấp vào chữ ký để chỉnh sửa.

Tự động từ chối cuộc họp

Wempen nói: Đôi khi có thể là một ý kiến ​​​​hay nếu từ chối tất cả các cuộc họp. Có thể bạn đang đi nghỉ hoặc được giao cho một dự án bên ngoài. Bạn có thể thay đổi cài đặt của mình để tự động chấp nhận hoặc trong trường hợp này từ chối cuộc họp bằng cách đi tới các tùy chọn của bạn trong tab lịch. Thật không may, tính năng này không có sẵn cho người dùng Mac. Và chỉ cần nhớ, nếu bạn thay đổi cài đặt để tự động từ chối cuộc họp, bạn phải tắt cài đặt đó theo cách thủ công khi bạn sẵn sàng quay lại.

Tránh gửi ngay lập tức

Có một số lý do khiến bạn muốn email của mình tạm dừng trước khi gửi và Outlook sẽ cung cấp cho bạn một số cách để thực hiện việc này.

Bạn có thể thêm độ trễ mặc định cho tất cả các email gửi đi của mình, một mẹo được Mike Tholfsen, giám đốc sản phẩm nhóm chính của Microsoft Education, người chia sẻ các mẹo qua YouTube và TikTok, mệnh danh là “tiết kiệm sự nghiệp”. Điều này cung cấp cho bạn tùy chọn trì hoãn và hủy email trước khi nó gửi, giúp bạn có thời gian để phát hiện lỗi hoặc suy nghĩ lại về email nóng bỏng mà bạn đã viết. Một số người dùng có thể thêm độ trễ mặc định bằng cách tạo quy tắc trì hoãn việc phân phối theo số phút được chỉ định. Những người dùng khác có thể tạo độ trễ ngắn thông qua việc hoàn tác cài đặt gửi.

Lên lịch gửi cho phép bạn đặt thời gian gửi email trong tương lai. Vì vậy, nếu bạn viết email trước hoặc sau giờ làm việc, việc lên lịch gửi email vào đầu ngày làm việc có thể giúp email không bị thất lạc trong hộp thư của người nhận. Nó cũng được coi là phép lịch sự tốt vì nó giúp ngăn ngừa việc tạo ra sự hoảng loạn không cần thiết.

“Đó là một cách bạn có thể thể hiện sự lịch sự với mọi người,” Day nói về lựa chọn này.

Có một số cách để ngăn chặn sự phân tâm của email ngoài việc không bao giờ mở nó.

Một số phiên bản của Outlook cung cấp các tùy chọn như thời gian tập trung, cho phép bạn tự động chặn các phần trong lịch của mình để làm việc trực tiếp. Bạn cũng có thể chọn bỏ qua một email hoặc cuộc trò chuyện để tự động gửi email đó và các câu trả lời của nó vào thùng rác. Bạn có thể tạm ẩn email và chỉ định thời điểm bạn muốn nhận email, thao tác này sẽ xóa email khỏi hộp thư đến của bạn và gửi lại vào thời điểm đã chỉ định. Và bạn có thể tắt tất cả thông báo để không bị gián đoạn bởi các tiếng ping hoặc thông báo trực quan.

“Đó là mục tiêu của chúng tôi… [that] bạn vào và ra… nhanh chóng,” Day nói. “Chúng tôi không muốn [users] để sống cuộc sống của họ trong Outlook.”